Wird Arbeitnehmern ein arbeitgebereigener PKW auch zum Privatgebrauch einschließlich der Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zur Verfügung gestellt, ist der damit verbundene Vorteil als Sachbezug lohnsteuer- und beitragspflichtig. Bemessungsgrundlage sind die Anschaffungskosten, wobei 1,5% derselben als monatlicher Sachbezug bis maximal € 600,- zu versteuern sind. Damit sind auch sämtliche laufenden Kosten (Treibstoff, Reparaturen, Service, Versicherung etc.) abgegolten. Zur Minderung des Sachbezuges gibt es folgende Möglichkeiten:

:: Privatfahrten unter 500 Km / Monat

Der steuerpflichtige Sachbezugswert vermindert sich auf 0,75% der Anschaffungskosten maximal € 300,- / Monat. (Nachweis z.B. lt. Km-Buch : Jährliche Km-Leistung vermindert um Dienstfahrten = unter 6.000 Km; Halber Sachbezug).
Ein niedriger Sachbezug als € 300,- / Monat kann nur angesetzt werden, wenn lt. Rz. 177 LStR iVm § 4 Abs. 3 VO BGBl Nr. 416/2001 die monatliche Km-Leistung unter 500 Km liegt und bei Ansatz von € -,50 (mit Chauffeur
€ -,72) pro Km sich ein um 50% niedrigerer Sachbezugswert ergibt. Der lückenlose Nachweis im Fahrtenbuch ist erforderlich. Bei einem maximalen Sachbezug in diesem Fall errechnet sich nach der Formel € 150,- (halber max. Sachbezug) / € -,50 bzw. € -,72 eine max. Km-Leistung von 300 Km bzw. 208 Km. Sachbezug bei 290 Km x € -,50 daher € 145,-.

:: Arbeitnehmerbeitrag

Sachbezugsmindernd wirken sich aber nur die Beiträge zu den Anschaffungskosten aus und nicht die Übernahme laufender Kosten, wie z.B. von Treibstoffkosten. Der Anschaffungskostenbeitrag muss aber nicht in einem Betrag, sondern kann auch monatlich pauschal oder Km-abhängig geleistet werden (Rz 186 LStR). Die Widmung dieses Beitrages zu den Anschaffungskosten ist vertraglich zu dokumentieren. Beiträge zu den laufenden Kosten würden lediglich die Betriebseinnahmen des Arbeitgebers erhöhen aber zu keiner Steuerersparnis beim Arbeitnehmer führen.

:: Schlussfolgerung

Verlangt der Arbeitgeber für die Privatnutzung des Firmen-PKW durch den Arbeitnehmer einen Kostenbeitrag, sollte sich dieser nachweislich auf die Anschaffungskosten beziehen, da dieser nur dann den Sachbezugswert mindert. Ein Beitrag zu den laufenden Kosten hätte folgende steuerliche Nachteile: Finanzierung aus versteuerten Mitteln und keine Steuerersparnis beim Sachbezug für den Arbeitnehmer und Gewinnerhöhung beim Arbeitgeber. Die Deklarierung als Anschaffungskostenbeitrag führt beim Arbeitgeber wohl auch zu einer Erhöhung der Betriebseinnahmen, beim Arbeitnehmer aber - bei Anwendung des Spitzensteuersatzes - zu einer Halbierung des Kostenbeitrages infolge Steuerersparnis. Maximale Vorteile für den Arbeitnehmer aus der Privatnutzung eines Dienstwagens ergeben sich dann, wenn das Gehalt über der ASVG-Höchstbeitragsgrundlage liegt, für die Privatfahrten kein Kostenbeitrag zu leisten ist und auf ein eigenes Auto verzichtet werden kann.

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